Novicare

In de Nederlandse zorgsector is Novicare een van de grootste zelfstandige behandeldiensten in de ouderenzorg en voor mensen met een verstandelijke beperking. Toen de eigen IT-omgeving centraal naar de cloud ging (Software as a Service) zocht de organisatie een hoogwaardige en flexibele partner die de beste oplossing kon realiseren voor de organisatiebehoeften. Met als kerntaak: de zorg voor technische IT-zaken uit handen nemen.

Technisch ontzorgen

Novicare is in 2008 opgericht door behandelaren en voor behandelaren. Waar nodig wordt specialistische behandelzorg overgenomen, inclusief de avond-, nacht- en weekenddiensten. Om cliënten zo goed mogelijk te helpen en behandelaren hun werk met passie en plezier te laten doen, wilde de organisatie zich vooral richten op de eigen kerntaken. Alles daar omheen wordt zoveel mogelijk uitbesteed aan partners. Dit geldt ook voor de IT. “Voor het technische deel willen we volledig ontzorgd worden. Onze eigen IT-afdeling van acht mensen is daardoor nu vooral bezig met het functioneel beheer”, schetst ICT-manager Ruud Hofland.

Er werd een partner gezocht die de organisatiebehoeften het best kon vertalen naar een nieuwe IT-omgeving. “We vroegen zes potentiële leveranciers wat hun oplossing zou zijn voor de doelen in ons IT-plan. Twee daarvan hebben een Proof of Concept (PoC) gerealiseerd. Toen bleek Aragorn de beste en meest passende oplossing te bieden.”

Moderne werkomgeving

De samenwerking met Aragorn begon met de introductie van 365-Teams en managed services (Managed 365) met applicaties gebundeld in de SaaS-omgeving. Bepaalde applicaties zijn ook lokaal beschikbaar gebleven. In de SaaS-omgeving is de optimale koppeling tussen systemen en processen gerealiseerd. Een krachtig fundament voor het werken op afstand met flexibele werkplekken. De werkplekken van de 250 medewerkers worden volledig verzorgd en beheerd door Aragorn. Inclusief het klaarmaken en de logistiek van notebooks (Microsoft 365) en mobiele telefoons. Met ondersteuning door cloud based printen en vanzelfsprekend goede bescherming van werkplekken met onder andere (Sophos) Managed detection and response, device encryptie en veilige wachtwoordkluizen. “Door de koppeling met ons HRM-bronsysteem (AFAS) is het beheer van nieuwe en vertrekkende medewerkers goed centraal geregeld en kan in één keer een account worden gemaakt voor alle relevante toepassingen, waaronder het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD).”

Oude verwijzingen en minimale aanpassingen maakten de adoptie voor eindgebruikers eenvoudig in een stabiele, gebruiksvriendelijke en veilige werkomgeving. Hiermee kunnen medewerkers zich volledig richten op hun kerntaak: de zorg voor patiënten. Ontstaat er toch ergens een probleem, dan kan een gebruiker een ticket aanmaken die eerst langs het eigen functioneel beheerteam gaat. Blijkt de vraag technischer van aard dan lost Aragorn het op. Ook het terugnemen van IT-apparaten en de beoordeling voor hergebruik gebeurt bij Aragorn. “Zo hebben wij zelf geen grote hardware voorraad liggen, maar kunnen we apparaten wel hergebruiken als ze nog geschikt zijn.”

Flexibele partner

Naast de moderne en veilige werkomgeving heeft de nieuwe IT-omgeving Novicare opgeleverd waar het op hoopte: continuïteit, flexibiliteit en technische ontzorging. “Wij wilden zelf niet meer bezig zijn met technische IT-zaken. Dat werkt nu ook zo. Daarnaast hebben we actief contact met Aragorn over de voortgang en nieuwe ICT-werkplekuitdagingen. Eens per kwartaal heb ik sowieso een tactisch teamoverleg met onze vaste accountmanager en een technisch specialist van Aragorn. Dat werkt goed. Wij zochten ook een flexibele partner zodat onze samenwerking flexibel en kneedbaar blijft en zaken gewoon geregeld worden, zonder dat alles contractueel in ‘beton’ is gegoten. Zo werkt het ook. Aragorn heeft een grote organisatie die goed projectmatig werkt, maar als wij even een ad hoc oplossing nodig hebben, kan dat ook.”